Vous avez besoin de visualiser ce que l’on peut faire pour vous ?
Vous avez besoin de visualiser ce que l’on peut faire pour vous ?
L’office manager Pop In dont vous avez besoin se cache déjà peut être dans les exemples d’intervention que vous trouverez ci-dessous.
L’office manager est polyvalent, les missions à lui déléguer sont à la carte et peuvent être dessinées ensemble.
Les exemples ci-dessous chez différents professionnels peuvent vous inspirer sur les différentes tâches qu’il est possible de déléguer.
Toujours dans un esprit de flexibilité, il est possible de satisfaire votre besoin même pour une journée par mois
Un Office Manager au sein d’un organisme de formation
Le Contexte
- Prise en charge de l’organisation des journées de formation pratique
Le besoin
- Mise en place de l’organisation de A à Z de ces journées
- Réserver des salles
- Prévoir la restauration pause et déjeuner
- Suivi administratif (convocation, feuilles de présence)
- Suivi de l’enseignant et de ses besoins (matériel et organisation de la salle)
Achat du petit matériel - Suivre l’inventaire du matériel de pratique et l’entretenir
- Installation de la salle le jour j selon modèle
Notre réponse
- Office manager avec réponses ponctuelles pour respecter les différentes échéances et journée entière les jours de formation
Un Office Manager chez un avocat
Le Contexte
- Besoin de soutien dans les tâches administratives
Le besoin
- Éditer les factures selon les notes de l’avocat, se référer aux conventions d’honoraires si besoin
- Envoyer les factures aux clients
- Suivre les créances en effectuant un rapprochement bancaire
Notre réponse
- Office manager 2H par semaine en présentiel
L’évolution du besoin
- Maintien de la facturation et du suivi des créances
- Réalisation de plaquettes explicatives des procédures à destination de la clientèle
- Révision du processus de facturation et du mode de fixation des honoraires
- Révision de la convention d’honoraires
- Révision du processus comptable lié aux changements du modèle de facturation
- Révision du site internet et mise en relation avec les prestataires nécessaires à son évolution
- Préparation de dossier de plaidoirie
- Rédaction de courrier à l’administration concernant des dossiers en cours
Un Office Manager au sein d’un cabinet d’avocats
Le Contexte
- Besoin de soutien dans les tâches administratives et le quotidien au cabinet
Le besoin
- Proposer des solutions pour faire un état du portefeuille clients et suivre l’état des échéances et tâches à effectuer
- Réaliser le suivi administratif
- Éditer les factures
- Déclarer la TVA
- Répondre ponctuellement au téléphone
- Obtenir un soutien au quotidien
Notre réponse
- Office manager en horaires variables (5h les premières semaines pour redescendre à 3h par semaine)
L’évolution du besoin
- Préparation de dossiers de plaidoirie
- Rédaction de courrier à l’administration concernant des dossiers en cours
- Tâches génériques (La poste, commande de fournitures, archivages)
Un Office Manager au sein d’une banque
Le Contexte
- Ouverture d’un nouveau bureau pour une banque européenne
Le besoin initial
- Prendre en charge l’ensemble des besoins liés à l’organisation interne
Notre réponse
- Office manager en variable selon les besoins au fur et à mesure du temps
L’évolution du besoin
- Ressources humaines
- Onboarding nouveaux salariés, stagiaires
- Transmission des variables au service de paie
- Aide à la communication et relation entre chacun
- Finance
- Gestion pièces justificatives comptables et lien avec le cabinet comptable
- Transmission liste des paiements à effectuer mensuellement
- Divers
- Gestion des fournitures
- Trouver un appartement en location
- Organiser un cocktail de A à Z pour les prospects
Un Office Manager chez une société de prestation de services
Le Contexte
- Remplacement d’un office manager à plein temps suite à une démission
Le besoin
- Édition des factures et envoi aux clients
- Suivi des créances avec un rapprochement bancaire, puis relance des créances
- Traiter les justificatifs comptables pour transmission au cabinet d’expertise comptable
- Traiter les mails divers en lien avec la facturation et le cabinet comptable
Notre réponse
- Office manager orienté comptabilité 3 jours de 7h par semaine
L’évolution du besoin
- Révision du processus de facturation et du système de transmission des éléments comptables
- Transfert des éléments comptables vers un outil de gestion pour un suivi en temps réel, ce qui a permis de descendre le volume horaire sur le poste
Un Office Manager pour un prestataire de formation pour des OPCO
Le Contexte
- Besoin d’aide sur le suivi administratif et rigoureux que l’organisme exige
Le besoin initial
- Édition des factures prises en charge par un OPCO
- Suivi administratif des différents livrables des dossiers OPCO
- Vérifier que les process sont respectés et que l’ensemble des documents émis respectent les conditions de prise en charge
Notre réponse
- Office manager 1 journée par semaine
Un Office Manager pour une surcharge de travail saisonnière
Le Contexte
- Surcharge de travail liée à la saison telle que le mois de décembre, prendre le relais sur l’administratif pour pouvoir se concentrer sur la compétence métier
Le besoin
- Rassembler les pièces justificatives en vue de la préparation du bilan, échanges avec le cabinet d’expertise–comptable
- Gérer les commandes de matériel pour l’interne, et paiement fournisseurs
- Soutien sur les tâches faciles d’apprentissage
Notre réponse
- Office manager 1 journée par semaine durant la haute période
Un Office Manager chez un expert–comptable
Le Contexte
- En phase de dématérialisation du cabinet et principalement des dossiers permanents
Le besoin
- Faire le point entre les documents présents dans les classeurs papiers, le serveur et la comptabilité pour répertorier les documents et relever les éléments manquants
Notre réponse
- Office manager orienté finance 1 à 2 jours par semaine selon les plannings
Un Office Manager chez un commissaire aux comptes
- Besoin ponctuel lors d’une mission avec un axe de vigilance sur les stocks
Le besoin initial
- Faire un échantillonnage du stock dans un entrepôt
Notre réponse
- Office manager 1 journée