Pop In - Office Managers à temps partagé
L’office manager est un support pour chacune de vos équipes.
L’office manager est un support pour chacune de vos équipes.
Adaptation et flexibilité sont essentielles. Il doit faire preuve d’excellentes qualités relationnelles et s’adapter à la personnalité et au contexte de chacun de ses interlocuteurs.
La largeur de son périmètre implique une gestion des priorités et une réactivité face aux flux d’informations et de tâches, toutes différentes les unes des autres.
Débrouillardise, dynamisme et bon sens complètent ce profil de couteau suisse.
pop.in - Office Managers externalisés
Qu’est-ce qu’un Office Manager (OM) ?
Véritable « couteau suisse » de l’entreprise ; il coordonne les différentes équipes à travers un soutien administratif et gère différentes tâches génériques dont
- Secrétariat (communications diverses, rédaction de compte–rendus…)
- Agendas (prise de rendez-vous, optimisation des déplacements…)
- Courriers (réception et distribution…)
- Consommables (gestion et suivi…)
Le soutien à certaines de vos équipes peut nécessiter un peu plus d’attention. On peut penser aux services suivants
Office Manager Ressources Humaines
L’office manager spécialisé Ressources Humaines vous accompagne dans les tâches du quotidien qui touchent tant l’organisation du système RH que son administration.
Organisation
- Gestion des entrées et des sorties (matériels/outils
informatiques) - Accueil des entrants et installation
Administration
- Transmission des variables de paie (dont arrêts maladie/suivi prévoyance)
- Suivi tickets restaurant
- Contrat mutuelle/prévoyance
- Assurances complémentaires (déplacements)
- Préparation du bordereau de virement mensuel
Office Manager Finance
L’office manager spécialisé Finance peut venir renforcer plusieurs pôles administratifs liés à la comptabilité.
Général
- Transmission des données dans le système
comptable - Mise à jour des reportings divers
Clients
- Production et transmission des factures émises
- Relance créances
Fournisseurs
- Paiement
Paie
- Mise en paiement données salariales
- Intégration et suivi des notes de frais
Fiscalité
- Suivi des échéances et paiements afférents
(Impôts et taxes diverses)
Office Manager Administrations des ventes
La chaîne des ventes qui comprend un numéro de devis, un numéro de commande puis la facturation et la livraison nécessite un suivi particulier.
L’office manager peut vous permettre de garantir le suivi de cette chaîne grâce à son expertise dans ces différents domaines
Office Manager Événements
L’office manager spécialisé événement va prendre en charge l’intégralité de son organisation.
De la conception du retro planning jusqu’à sa présence sur place, l’OM vous assure une tranquillité d’esprit tout au long des étapes du projet.
Il a en charge la gestion de budget, la synchronisation des intervenants, la création des invitations et la relance des participants, l’accueil… jusqu’au retour d’expérience.